Jak skutecznie zarządzać obiegiem dokumentów w przedsiębiorstwie?

Nadawanie uprawnień i dostępów

Nowoczesne systemy ERP znacząco ułatwiają obieg dokumentacji w firmie. Zdecydowana jej większość ma formę elektroniczną, sprawnie przechodząc przez kolejne działy. Warto wyznaczyć osobę, która będzie odpowiedzialna za to, aby konkretny dokument pokonał pełną drogę od przyjęcia do archiwizacji bez zbędnych problemów. W mniejszych firmach może być to pracownik sekretariatu, natomiast w większych lepiej wyznaczyć kilka osób, na przykład kierowników działów. Kolejne istotne kroki to:

• nadanie uprawnień,
• wyznaczenie terminów, w jakich poszczególne dokumenty powinny być procedowane,
• wdrożenie systemu priorytetów,
• kontrola sprawnego obiegu dokumentów.

Jak wprowadzić procedurę obiegu dokumentów w firmie?

Obecnie większość firm korzysta z dokumentacji cyfrowej, która niesie za sobą wiele korzyści, ale również wyzwań. Warto więc dokładnie przeanalizować, jak wygląda procedura obiegu dokumentów. Zmiany najczęściej wymagają zaangażowania informatyków, lecz z drugiej strony pozwalają pracować płynniej, osiągając lepsze wyniki. Kluczem do sukcesu jest wyznaczenie osób, które będą odpowiadać za sprawny obieg dokumentów. Wbrew pozorom nie jest to łatwe zadanie - trzeba szybko reagować na ewentualne problemy, a jednocześnie pilnować, by dokumenty zakończyły obieg w jak najkrótszym czasie.

Na czym jeszcze polega obieg dokumentów w firmie?

Obieg dokumentów w firmie nie kończy się na odhaczeniu procedury w systemie. Bardzo istotnym elementem jest archiwizacja, która musi odbywać się zgodnie z przepisami i przez czas, jaki wyznaczył ustawodawca. Niektóre dokumenty papierowe można przekształcić w cyfrowe, a sama digitalizacja przynosi firmie dodatkowe korzyści. Więcej na temat nowoczesnych rozwiązań można przeczytać na stronie usługodawcy, który specjalizuje się m.in. w archiwizowaniu i cyfryzacji https://www.rhenus-office.pl/.

Jak zutylizować dokumenty?

Obieg dokumentów w firmie wieńczy ich utylizacja. Przedsiębiorcy muszą przestrzegać surowych norm tak, aby odtworzenie jakichkolwiek informacji nie było możliwe. Procedura niszczenia dokumentacji musi więc zostać dokładnie opracowana, mając na uwadze przede wszystkim jej specyfikę. Na tym etapie przedsiębiorcy również korzystają z pomocy specjalistów, co pozwala w bezpieczny sposób pozbyć się zbędnych dokumentów.